جيد، أظنني انتهيت من الرد على جميع الرسائل التي وصلتني (لازال هناك شك ).
هذه مشكلة فعلاً، أن تتأخر في الرد على من يراسلك أو من يرد على مواضيعك في (المنتدى) أو (المدونة) أو (البريد الإلكتروني)، كنت أواجه هذه المشكلة منذ عدّة أشهر حتى هذه اللحظة عندما فكرت أن أحلّ الأمر جدياً، فقد انتقدني البعض أو لاحظ علي هذا وأنا لم أكن أشعر أنها مشكلة أصلاً إلا حين سماعي لهم، وبعد حل هذه المشكلة أود أن أطرح بعض الحلول لهذه المشكلة.
(إن لم تكن ممن يواجه هذه المشكلة فيمكنك التوقف هنا وعدم المتابعة).

هم ينتظرون ردّك !

أولاً يجب أن تعي المشكلة، كنت في السابق أكتب الموضوع في المنتدى أو التدوينة، وأتابعه يومياً وأقرأ كل رد عليه، لكني لا أقوم بالتعقيب عليهم فأرى أنه يكفي أنني قرأتهم واستمعت لرأيهم. لكن الموضوع زاد وتدرّج حتى قمت لا أرد أبداً، حتى لبعض الردود التي تناقش الموضوع نفسه أو تتطلب رداً عليه. المشكلة هنا، فعليك أن تعلم أن من يردّ عليك ينتظر ردّك عليه بالتأكيد وينتظر رأيك فيما قاله، وعدم متابعتك له ستزرع في نفسه رأياً بانك لاتهتم بمن يرد عليك أو لا تقرأ الردود أصلاً، فأثبت
لهم ذلك بالرد.

بالطبع لا أطلب منك الرد على كل شخص، وبإمكانك التفكير بطريقة الردود من موضوعي السابق (ادمج ردودك).
أيضاً في البريد الإلكتروني، إذا راسلك أحدهم بمدح أو ثناء أو شكر، فرد عليه بمثله برد بسيط يسعد قلبه ويرى أنه يتابعك، هذا إن كان لديك وقت طبعاً، أما لو كانت تصلك يومياً عشرات الرسائل ولا تملك الوقت فلا بأس.

1- لا تتأخر من البداية

أول حل للمشكلة، هو أن لا تتأخر أصلاً في الرد، فلو وصلك بريد قم بالرد عليه مباشرة، ولا تقل ان الوقت لايتّسع، اصنع وقتاً له الآن وقم بالرد عليه، وكذلك في الموضوع، لا أقصد جميع الردود، بل لو كان هناك رد نقاشي او ملاحظات تحتاج لرأيك فقم بالرد عليه وإن أخرته فلا تتأخر أكثر من يوم واحد، وتأكد أنك لو قررت التأجيل والتأخير فستستمر في ذلك حتى يتعدّى الأمر شهراً أو شهرين كما كان يحدث معي.

2- ضع نفسك مكان المرسل

هذا من أفضل ما فكرت به، فعندما رأيت بضعة الرسائل التي تبقت ولم أرد عليه وأكملت أسبوعاً أو اثنين، فكرت بالمرسل ووضعت نفسي مكانه، وأنت كذلك، تخيّل أنك أنت مرسل نفس الرسالة وتخيّل كيف أنك تنتظر الرد عليها، وماذا ستظن في الذي أرسلت له لو لم يرد عليك وبقيت تنتظر أسبوعاً أو اثنين؟ ماذا ستقول عنه وبماذا ستفكر؟ هل تريد ذلك فعلاً لك؟ هل تريد أن يظنون فيك ذلك الظنن هل تريد أن يأخذوا عنك أفكاراً سيئة؟ بالطبع لا.
أنت أيضاً لا تودّ ان تكون بموقفهم، كأن تراسل أحدهم في طلب رأي أو حاجة، أو عرض فكرة أو مناقشة، ثم لا تجد رداً منه وإن رد فبعد أسبوع أو شهر، هذا سيكون إهمالاً وستنزعج وأنت تنتظره.. فكّر بهذا دائماً فهو أمر سيء بالفعل.

3- اقرأها من جديد وستراها سهلة

بعض الرسائل التي تؤجل الرد عليها لوقت تكون فيه متهيئاً للرد، تتأخر فيها يوماً واثنين ثم تتركها، فكلما مررت على عنوانها تؤجلها لوقت لاحق، لماذا؟ لأنك وضعت في رأسك أن هذه تتطلب وقتاً للرد عليها وأنت لا تملك هذا الوقت، وهذا خطأ، فالفكرة هذه تولدت عندك مع استمرار التأخير، ولأن الوقت الذي قرأتها فيه كان غير مناسب، فمع التأخير بالغت في تكبير أمر الرسالة وتهويل موضوعها حتى باتت لديك قناعة أن الرد عليها سيؤخرك ويفعل ويفعل. لكن جرب ان تفتحها الآن بعد قراءة كلامي هذا مباشرة، اقرأها من جديد، قدّر وقت الرد، كم سيستغرق؟ القليل فعلاً، والكلام فيه لن يطول، هل رأيت؟ الرسالة لم تكن كما تصورت في بالك، فهذا حصل بسبب الوقت، وعليك مجابهة الأمر ومواجهته لترى أنه لا صعوبة فهي وأن الرسالة لا تتطلب منك شيئاً.
أيضاً إن كانت فعلاً تتطلب ذلك، ففكر بالنقطة السابقة، ولا تؤخرها أكثر من ذلك، أنشئ لها الوقت وأنجز المطلوب وقم بالرد.

4- أخبره أنك تتابعه

هذه نقطة جيدة وغير جيدة، عندما تصلك رسالة طلب مثلاً تتطلب منك وقتاً طويلاً لإنشاء الطلب فيها ثم الرد عليها، فلا تتركها هكذا حتى تنجز الأمر ثم ترد مباشرة بالحل، فقد يستغرق الحل بضعة أيام أو أسبوع، لذا فقم بالر دعلى المرسل بإشارة تخبره بأنك قرأت الطلب وستقوم بالرد في وقت قريب. الفائدة هنا هي أن الطالب سيرتاح لأنك قرأت رسالته فعلاً وتعمل على حلها. أما الخطر هنا هي أنك قد تتاخر وتؤجل الأمر طالما أنك قمت بالرد عليه، ويستمر مسلسل التأجيل حتى تنساه مثلاً.

5- استخدم الأدوات للانتباه للرسائل والرد عليها

في بريد Gmail هناك خاصية اسمها Stars أي النجوم، حيث يمكنك وضع نجمة بجانب الرسالة التي لم تقم بالرد عليها بعد مثلاً فتكون هذه الرسالة مميزة دائماً بالنجمة وتنتبه لها دوماً. يمكنك أيضاً وضع مجلد خاص تحوّل إليه أي رسالة ستتأخر في الرد عليها حتى لا تحذفها خطأً وتكون تحت ناظريك دائماً. أيضاً يمكنك استخدام برامج سجلات المهام (To Do List) أو أي تقنية أخرى تنبهك وتذكّرك بالرسائل أو الردود في المنتديات. نعم، اجعل الأمر مهماً كموعد لديك عليك تذكّره، موعد مهم فعلاً !
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تخزين بعض نماذج الرسائل التي اعتدت كتابتها، فلو أنك مدير موقع وتصلك دائماً طلبات تبادل إعلاني، في العادة يكون الرد واحداً أو متشابهاً، فقم بتخزين إحدى هذه الرسائل في مجلد لتعود إليها دائماً وتنسخها وتلصقها مع تغيير اللازم، أو تنشئ ملفاً فيه نسخ من هذه الرسائل تستفيد منها، فد لاتكون الرسالة طويلة، لكنها ستفيدك أنت حيث ستضع في بالك أن هناك حل سريع وهو نسخ الرسالة بدل كتابتها (الأمر المتعب دائماً).

6- عيّن من يرد بالنيابة عنك

أقصد به حالتين:

1. أن تكون مديراً أو شخصاً منشغلاً، ولا تجد الوقت بالرد على كثير من الرسائل، الحل هنا أن تقسّم الأمر، فهناك رسائل يمكن لغيرك الرد عليها وهذه كثيرة لدى أصحاب المجتمعات والمواقع، دع غيرك مسؤولاً عنها وتصل الرسائل له أو تحولها أنت له وهو يرد عليها وترتاح أنت وتريح المرسل.
2. قد تكون خارجاً في إجازة مثلاً ولن ترد إلا بعد فترة، يمكنك استخدام التقنيات، ففي بريد Gmail يمكنك وضع رسالة تلقائية تصل لكل من يراسلك وتبلغه بأنك غائب حتى الموعد الفلاني فعليه انتظار الرد.

7- أخيراً، خصّص وقتاً للرسائل

هذا أساس المشكلة أصلاً وهو الحل. فكّر، لماذا تتأخر في الرد أصلاً؟ السبب هو أنك تقرأ الرسالة في وقت تكون منشغلاً فيه بأمر آخر، فلا تستطيع إيقافه والرد، فتستمر في التأجيل الدائم. الحل هو بتخصيص ساعة في الصباح وأخرى في الليل -الوقت قابل للزيادة حسب عدد الرسائل- ولا تفتح الرسائل أبداً في أي وقت غيرها، ادخل في هذا الوقت بالتحديد على البريد ولا تفتح أي شيء آخر يلهيك عنه، وقم بالرد على الرسائل الجديدة (التي تحتاج لرد) كلها ثم اخرج وأنت مطمئن البال وقد أرحت غيرك معك.
أنصحك بهذه الخطوة، جربها لمدة أسبوع وانظر ماذا سيكون الحال، وقرر بعدها إن أردت أن تستمر أو لا.

لقد كتبت الكثير من الحلول التي لم أفكر بها أصلاً، لكني أفكر بحل جديد كل مرة وأنا أكتب فأضيفه على السابقين، لكن جميعها ستفيدك بإذن الله، جرب أن تتخلص من هذه المشكلة بهذه الطرق او طريقة ما لمدة 30 يوماً، وانظر النتيجة.

عذراً لمن تركت الرد عليهم

من هنا أوجه اعتذاري لكل من لم أقم بالرد عليهم سابقاً في مواضيعي في المنتدى أو المدونة، وبإذن الله سأحاول المتابعة والرد دائماً على كل رد يجب علي مناقشته والرد عليه، ولا تقلقوا فأنا أقرأ جميع الردود حرفاً حرفاً ولا أترك شيئاً.
وبخصوص الرسائل، فمن تبقى ولم أرد عليه فسأنتهي من كل الرسائل في هذين اليومين، ولن يبقى أحد دون أن أرد عليه بإذن الله، وإن حصل فأرجوا إبلاغي.

تصنيفات: دعوة للتغيّر, دعوة للكتابة
وسوم: 30 يوم, gmail, بريد, تأخر, تغير, تغيير, ردود, كاتب, منتدى